Häufig gestellte Fragen zu Videokonferenzen (alfaview)

An der Universität Stuttgart ist alfaview insbesondere für speziell schützenswerte Szenarien gedacht, wie beispielsweise: 

• Gremien, interne Besprechungen
• Berufungskommissionen
• Bewerbungsgespräche
• Beratungen mit externen Firmen
• Prüfungen
• Beratungsgespräche

Das Videokonferenz-Programm ist ein Produkt der Karlsruher Firma alfaview GmbH, die ihren Ursprung in der alfatraining Bildungszentrum GmbH hat. Den Konferenzservice betreibt die Firma ausschließlich in zertifizierten deutschen Rechenzentren. Die Software ist somit „made in Germany“ und unterliegt dem strengen europäischen Datenschutzgesetz. Ihre Daten verlassen den europäischen Wirtschaftsraum nicht.

Die Anmeldung zu alfaview erfolgt stets über den Browser. Für die Nutzung können Sie zwischen der Nutzung im Browser oder Nutzung in der alfaview-App wählen.

Starten Sie alfaview, in dem Sie sich auf unserer „Landing page“ bei alfaview mit Ihrem Ac-Account anmelden.

Danach werden Sie gefragt, ob Sie alfaview per Browser oder per App nutzen möchten. Da derzeit nicht alle Browser für die Nutzung unterstützt werden ist die Nutzung per App empfehlenswert. Die alfaview-App muss zuerst installiert werden (kann in der Regel ohne Administratorrechten auf Desktop installiert werden und steht für alle gängigen Systeme (Windows, macOS, Linux, mobile Endgeräte) bereit). 

Als Veranstalter bzw. Moderator eines Meetings gibt es zwei Möglichkeiten, ein Meeting abzuhalten. Für beide gilt: Sie müssen sich mit ac/st-Account im System anmelden. 

Erster Weg: Meeting in einem festen Raum aus der bestehenden Raumstruktur abhalten.

• Nach dem Starten von alfaview sehen Sie eine Liste mit Ihnen zugänglichen Räumen. In diesen Räumen können Sie ein Meeting abhalten und die anderen Teilnehmer hierzu einladen. Nutzen Sie die Suchmaske um den gewünschten Raum schnell zu finden. Sie können auch bestimmte Räume zu Ihren Favoriten hinzufügen (Klick auf die Pünktchen neben dem Raum öffnet das entsprechende Menü). 
• Sie erkennen zudem, ob sich in dem Raum bereits Personen aufhalten (also ob der Raum überhaupt frei ist). 
• Klicken Sie auf Betreten, um den gewünschten Konferenzraum zu betreten.
• Wenn Sie Raumverantwortlicher sind (also weitergehende Rechte für einzelne Räume haben) können Sie für diesen Raum einen Link generieren und diesen Link an die Eingeladenen verschicken. Der Link ist über die Raumverwaltung generierbar.

Dieses Szenario ist im Grunde so, wie wenn Sie sich physisch in einem Besprechungsraum verabreden würden.

Zweiter Weg: Meeting in einem Adhoc-Raum (außerhalb der Raumstruktur) abhalten.

• Nach dem Start von alfaview wählen Sie keinen Raum aus der Raumstruktur, sondern klicken auf "Neues Meeting"  oben rechts. 
• Sie gelangen zur neuen Eingabemaske "Neues Meeting erstellen".
• Nachdem Name des Meetings, Startdatum, Dauer und die Meeting-Teilnehmer festgelegt sind mit "Meeting erstellen" das Adhoc-Meeting starten/erstellen. Die eingeladenen Personen werden per Email zum Meeting mit einem Link eingeladen. Alternativ können Sie einen Gruppenlink kopieren und diesen selbst an die Eingeladenen verschicken.
• Im Gegensatz zu einem Raum aus der Raumstruktur ist dieser "Raum" nur via personalisiertem Einladungslink oder Gruppenlink zu betreten. Er ist quasi abgeschlossen. 

Weitere Informationen/ Videoanleitungen zur Installation und für die ersten Schritte mit dem neuen Konferenztool finden Sie auch unter: Support-Center - Erste Schritte (alfaview.com)

In der Email, mit der Sie zum Meeting eingeladen wurden, haben Sie einen Link erhalten oder wurden auf einen spezifischen Raum verwiesen. Wenn Sie einen Einladungslink erhalten haben, klicken Sie diesen an. Wenn Sie die App bereits installiert haben, öffnet sich diese beim Anklicken des Einladungslinks. Ansonsten gehen Sie bitte vor wie in "Wie starte ich alfaview" beschrieben und suchen den Raum aus der Raumstruktur, der Ihnen in Ihrer Einladung genannt wurde. 

• Geben Sie Ihren Namen ein, falls dieser noch nicht hinterlegt ist und bestätigen Sie die rechtlichen Hinweise.
• Klicken Sie auf Betreten um die alfaview-App zu starten und den Konferenzraum zu betreten.

Ihr Internet-Browser wird Sie auffordern, eine Anwendung auszuwählen, die mit dem Betreten-Button assoziiert werden soll. Wählen Sie die alfaview-App aus und wählen Sie ggf. die Option zum Speichern dieser Auswahl.

Ohne Uni-Stuttgart-Account können Sie nur über den in der Einladungsmail genannten Link einer alfaview-Konferenz beitreten. 

Diese Funktion ist nur für Raumverwalter verfügbar, also nur, wenn Sie für bestimmte Räume weiterreichende Rechte besitzen. 

Raumverwalter können sowohl einen personalisierten Gastlink für feste Räume erstellen als auch einen Gruppenlink. 

Zur Erstellung eines personalisierten Gastlinks für feste Räume wählen Sie über die Raumliste den gewünschten Raum aus. Gehen Sie dann wie folgt vor:

• Über die Menüleiste rechts (drei Pünktchen) können Sie "Raumdetails" öffnen.
• Sie müssen sich nun nochmals mit dem Usernamen für die Raumverwaltung einloggen. Es öffnet sich die Verwaltungsoberfläche.
• Unter Raumverwaltung machen Sie auf dem kleinen Zahnrad neben dem gewünschten Raum einen Links-Klick.
• Sie können nun unter dem Reiter Gastlink den "personalisierten Gastlink" auswählen.
• Unter "Weitere Gäste einladen" können Sie die Felder "Email" und "Namen" ausfüllen, die Rolle bzw. Rechte festlegen (i.d.R. "Teilnehmer") und mit "Einladen" die Einladung verschicken. Die hier aufgeführten Gäste erhalten eine Einladungsmail.
• Optional können Sie das Zeitfenster festlegen in dem der Link als Zugang für den Raum gültig ist.
• Der Vorgang wird mit "Schließen" beendet.

Link zum Tutorial Video: alfaview Tutorials | Erklärvideos zu allen alfaview-Funktionen

Zur Erstellung eines Gruppenlinks für feste Räume wählen Sie über die Raumliste den gewünschten Raum aus. Gehen Sie dann wie folgt vor:

• Über die Menüleiste rechts (drei Pünktchen) können Sie "Raumdetails" öffnen.
• Sie müssen sich nun nochmals mit dem Usernamen für die Raumverwaltung einloggen. Es öffnet sich die Verwaltungsoberfläche.
• Unter Raumverwaltung machen Sie auf dem kleinen Zahnrad neben dem gewünschten Raum einen Links-Klick.
• Klicken Sie nun auf den Reiter "Gruppenlink". Unter "Weitere Gäste einladen" können Sie die Beschreibung ausfüllen und den Gruppenlink erstellen. 
• Optional können Sie das Zeitfenster festlegen in dem der Link als Zugang für den Raum gültig ist.
• Der Vorgang wird mit "Schließen" beendet.
• Unter "Link kopieren" können Sie den Link kopieren, um ihn beispielsweise mit einer Emaileinladung zu verschicken. 

Linux wird von alfaview unterstützt. Auf der Download-Seite https://alfaview.com/de/download/ finden Sie u.a. ein für Debian-basierte Systeme geeignetes Paket. Es gibt weitere „inoffizielle“ Portierungen. Das Team von alfaview unterstützt Sie ggf. gern bei der Installation von alfaview auf Ihrem System. Wenden Sie sich dazu an support-us@alfaview.com.

Nein. Ein Plugin für Outlook ist in Vorbereitung.

Support für alfaview wird ausschließlich von alfaview direkt geliefert. Alle benötigten Informationen/ Videoanleitungen Rund um die Nutzung von alfaview finden Sie auf den alfaview-Supportseiten:  

alfaview Tutorials | Erklärvideos zu allen alfaview-Funktionen

https://support.alfaview.com/de/