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Voraussetzungen
Das Webformular in OpenCms ermöglicht Ihnen, mit einer Eingabemaske einfache Daten strukturiert bei den Benutzerinnen und Benutzern der Webseiten abzufragen. Eine weitere Verarbeitung findet nicht statt.
Sie empfangen die Daten entweder
- pro Eingabevorgang per E-Mail oder
- laden sie gesammelt in Tabellenform mit Komma-getrennten Werten (CSV) herunter.
Bitte beachten Sie, dass alle Verarbeitungen nach CSV-Download oder E-Mail-Empfang mit in die Datenschutzerklärung müssen. Beachten Sie weiterhin die vorgegebenen Aufbewahrungsfristen.
Das Formular ist gedacht zur einfachen Datenübermittlung. Beispiele sind z.B.
- ein Kontaktformular, mit dem Nutzende eine Anfrage oder ein Anliegen ohne Verwendung eines E-Mail-Postfachs an eine festgelegte Empfangsstelle senden können,
- einfache Anträge etwa auf Änderung bestimmter Daten oder Anmeldungen eines Instituts zur Teilnahme an einem Projekt,
- Anmeldungen zu offenen Veranstaltungen.
... Sie einen der folgenden Anwendungsfälle umsetzen möchten:
- Prozess- bzw. anwendungsbezogene Bearbeitungen:
- Es können keine Stornierungen oder sonstige Datenänderungen bereits vorhandener Datensätze vorgenommen werden.
- Dynamische Datenverarbeitung oder -verteilung aufgrund angegebener oder ausgewählter Werte ist nicht möglich.
- Abo-Verwaltung:
- Für Newsletteran- und -abmeldungen verwenden Sie bitte Listserv.
- Exakte Platzvergabe:
- Es sind weder exakte Reservierungen auf Wartelisten noch zuverlässige Anmeldebestätigungen möglich.
Bei der Anzeige des Formulars werden die Platzzahlen geprüft und bei der Anmeldung die Eintragung gespeichert. Jedoch findet während des Ausfüllens keine weitere Prüfung statt. Wenn bei einem freien Platz mehrere Personen gleichzeitig das Formular beginnen, könnten diese Personen beide den letzten freien Platz erhalten. Das bedeutet: Plätze sind nur als Ungefähr-Werte möglich.
- Es sind weder exakte Reservierungen auf Wartelisten noch zuverlässige Anmeldebestätigungen möglich.
- Personalisierte Formularfelder und authentifizierte Übermittlungen:
- Das Formular kennt die Personen nicht, die es ausfüllen. Daher lässt sich auch nicht mit Sicherheit sagen, ob die Angaben stimmen.
- Zahlungsanweisungen und Reservierungen mit Kreditkarte sind nicht möglich.
- Prüfungs- / Kursanmeldungen für Studierende:
- Anmeldungen und Registrierungen im Bereich von Studium und Lehre sollen über C@mpus stattfinden.
- Terminfindungen:
- Einige Vorgänge sind über ILIAS möglich, wo es Sprechstundenverwaltungen für Lehrende gibt.
- Ebenfalls ist hier der Buchungspool für die Buchung von Ressourcen wie Räume und Termine zu verwenden.
- Eine weitere Alternative ist der DFN Terminplaner (Foodle), eine datenschutzkonforme Möglichkeit zur Terminfindung.
Formular einstellen
Sie können beliebige Formularfelder festlegen. Die Felder entsprechen den gängigen HTML-Formular-Feldern (Eingabefeld, Dropdown, Radiobutton, Checkbox, ..). Die gesendeten Formulardaten können entweder per E-Mail und/oder in einer Datenbank gespeichert werden. Für letztere haben Sie in der Offline-Version eines Formulars die Möglichkeit die Daten als CSV-Datei (Tabelle aus Komma-getrennten Werten) herunterzuladen.
Für eine nutzerfreundliche Ausgabe sollten Sie das Formular in einem Container mit Standard-Textbreite 8cols oder voller Breite 12cols platzieren. Die Position neben einem Ausreißer mit Breite 6cols ist zwar möglich, aber nicht unbedingt zu empfehlen, da die Eingabefelder dann sehr klein erscheinen.
Stellen Sie ein, wie und wohin Sie die abgefragten Daten übermitteln möchten. Nutzen Sie beim Konfigurieren die gelben Hilfetexte im Editor. Zum Datentransport bieten wir Ihnen noch folgende Erläuterung:
- Ziel
- Legen Sie fest, auf welche Weise Daten nach dem Ausfüllen zu Ihnen gelangen. Zu „E-Mail“ können Sie in den Grundkonfigurationen weitere Angaben wie Absender-, Empfängeradresse, Betreff und Mailtext tätigen.
- Formular ID:
- Eine Datenbank benötigt einen Namen, unter dem die Datensammlung gespeichert wird. Sie können mehrere Formulare auf dieselbe ID laufen lassen. Als angemeldete*r Redakteur*in können Sie direkt beim Formular die Daten der Tabelle mit dieser ID als CSV herunterladen.
Für jedes Eingabefeld ist es möglich, aus verschiedenen Feldtypen wie Texteingabe, Textbereich, Checkbox, Optionsfeldern, Ausgeblendete Felder, Datei-Upload-Felder und E-Mail-Feld zu wählen.
Die Eingabefelder haben sechs Konfigurationsoptionen:
- Beschreibungstext
- Den Label-Text zum jeweiligen Feld legen Sie hier fest. Optional können Sie auch einen internen Feldnamen mit senkrechtem Strich
|getrennt angeben. Beispiel:Wie dürfen wir Sie ansprechen?|01_anrede.
Tipp: Für das Übertragungsziel „Datenbank“ können Sie durch Voranstellung von Zahlen beim internen Feldnamen die spätere Spaltenreihenfolge in der Tabelle bestimmen.
- Pflichtfeld
- Setzen Sie den Haken, wenn die Nutzenden das Feld immer ausfüllen oder bearbeiten müssen. Bleibt es leer oder entspricht es nicht den validierten Werten, meldet das Formular vor dem Absenden einen Fehler an die Ausfüllenden.
Achtung:-
- Alle Daten, die Sie über Pflichtfelder erheben, müssen Sie in der Datenschutzerklärung gut begründen.
- Pflichtfelder müssen diskriminierungsfreie Antworten ermöglichen. Ein Pflichtfeld „Anrede“ mit einzigen Auswahlmöglichkeiten „Frau“ oder „Herr“ diskriminiert Personen mit nicht-binärer Identität. Wenn sich die Anrede nicht vermeiden lässt, ermöglichen Sie auch eine Nicht-Auswahl. Netterweise bieten Sie wie im Beispiel unten eine Möglichkeit, Freitext einzutragen.
- Standardwert
- Um Auswahlfelder wie „Select“, „Checkbox“ oder „Radiobuttons“ anzubieten, ist ein Standardwert notwendig. Tragen Sie die Werte, die zur Auswahl stehen, mit senkrechtem Strich
|getrennt ein:Wert 1|Wert 2|Wert 3. Wenn Sie interne Bezeichnungen nutzen wollen, etwa um abhängige Felder anzusteuern oder für Ihre spätere Weiterverarbeitung, geht das so:id1:Wert 1|id2:Wert 2|id3:Wert 3. Mit einem vorangestellten Asterisk*markieren Sie vorausgewählte Werte. Zum Beispiel:ja|*nein– der Wert „nein“ ist vorgewählt.
Tipp: Wenn Sie Optionen mit lesbarem Asterisk („*“) ausgeben möchten, müssen Sie ihn mit einer HTML-Entität schreiben:*. Z. B.Wissenschaftler*innenwird in der Ausgabe zu „Wissenschaftler*innen“.
- Parameter
- Wenn als Übertragungsziel „Datenbank“ gewählt wird, können Sie das Feld als unique definieren, um den eingegebenen Wert bei allen Eintragunen nur einmal zu erlauben:
unique=true. Bei einer Umfrage oder einem Anmeldeformular können Sie z. B. anhand Mailadressen festlegen, dass dieselbe Person das Formular nicht doppelt versendet.
- Validierung
- Den gültige Text oder die gültige Auswahl, die Sie von den Ausfüllenden akzeptieren, bestimmen Sie hier. Schreiben Sie als Validierung einen regulären Ausdruck, der die akzeptierte Antwort umfasst. Es gelten die Java-spezifischen Zeichen.
- Beispiele:
- Zeichenbegrenzung in einem Textfeld auf 50:
.{0,50} - Zeichenbegrenzung in einem mehrzeiligen Textfeld auf 500:
(.|\R){0,500}
- Zeichenbegrenzung in einem Textfeld auf 50:
- Fehlermeldung
- Wenn der eingegebene Wert fehlt oder nicht der Validierung entspricht, gibt das Formular vor dem Absenden diesen Text aus. Aus Gründen der Barrierefreiheit müssen Sie bei selbst festgelegten Validierungen genau beschreiben, wie ein akzeptierter Eintrag aussehen muss.
Dort, wo Nutzende genau einen Wert aus einer Auswahl treffen müssen, stellen sich manchmal Folgefragen. Dafür gibt es die abhängigen Felder.
Sie funktionieren nur bei den Feldtypen „Select“ und „Radiobuttons“.
- Legen Sie im Reiter „Eingabefelder“ ein Radio- oder Selectfeld an und geben diesem Standardwerte.
- Wählen Sie bei „Feld-Name“ das gewünschte Radio- oder Selectfeld.
- Tragen Sie bei Feld-Wert die interne Bezeichnung ein. Ist beispielsweise bei den Standardwerten
id1:Wert 1|id2:Wert 2|id3:Wert 3vorgesehen und Sie möchten bei der Auswahl von „Wert 3“ ein weiteres Formularfeld öffnen, tragen Sie hier als Feld-Wertid3ein. - Das bedingte Feld können Sie wie die Eingabefelder konfigurieren.
(Jedoch funktionieren die Uploads nicht in bedingten Feldern.)
Im vierten Reiter „Zusätzliche Konfiguration“ haben Sie erweiterte Einstellungsmöglichkeiten für den Mailversand, für Aktionen beim Absenden des Formulars sowie für Zwischentexte.
Als „Erweiterte Konfiguration“ sind die Felder „E-Mail-Absender aus Eingabefeld“ und „E-Mail-Betreff (aus Eingabefeld)“ für den Verwendungszweck Kontaktformular nützlich. Mit der internen Bezeichnung (ID) eines E-Mail-Feldes können Sie somit die Absenderadresse so ändern, dass Sie auf Mails direkt antworten können. Der Mail-Betreff kann Ihnen beim Vorsortieren der eingehenden Anträge helfen; sie können in der erweiterten Konfiguration ein Eingabefeld mit dessen interner Bezeichnung auslesen lassen.
Zwischentexte können Sie hinter jedem beliebigen Eingabefeld sowie hinter abhängigen Feldern positionieren. Feld-unabhängige Platzhalter für Zwischentexte erzeugen Sie, wenn Sie ein „Verstecktes Display“ erzeugen. Bei der Spalte wählen Sie, wo der Text erscheint (links, rechts, beidspaltig). Den Text konfigurieren wie normale Textblöcke. Auch Zwischen-Überschriften können Sie erstellen. Bitte achten Sie auf die korrekte Überschriftenhierarchie.
Im fünften Reiter „Bestätigungs-E-Mail“ konfigurieren Sie, ob es eine Bestätigungsmail an die Ausfüllenden geben soll, ob diese optional ist, wie diese aussehen soll und aus welchem Eingabefeld die Empfangsadresse gewählt wird.
Der sechste Reiter „Veranstaltungen“ erlaubt die Anmeldung zu Terminen, die als Veranstaltungs-Elemente eingepflegt sind. Sie können beim Übertragungsziel „Datenbank“ das Formular die Zahl der Anmeldungen herunterzählen lassen und somit . Mehr lesen Sie auf dieser Seite beim Abschnitt „Veranstaltungsanmeldungen“.
Der letzte Reiter „Sicherheit“ ermöglicht die Definition der Zeit in Sekunden, ab der das erste Absenden der Formulardaten (Submit) erlaubt ist. Standardmäßig sind 5 Sekunden für die Bearbeitungszeit eingestellt.
Mit diesen Einstellungen soll vor allem verhindert werden, dass Systeme automatisiert und illegalerweise Formulare absenden.
Unter „Zusätzliche Konfiguration >> Erweiterte Konfiguration >> Datenbank Seed“ kann ein Passwort für die Verschlüsselung Ihrer Daten in der Datenbank definiert werden. Mit jeglicher Änderung des Passwortes verlieren Sie den Zugriff auf bisher gespeicherte Daten. Diese Einstellung wird vermutlich in den Reiter „Sicherheit“ verschoben werden.
Die Konfigurationseinstellungen „E-Mail-Absender“, „E-Mail-Absender: Klartextname“, „Mail-Betreff“, „Mail CC“ und „Mail BCC“ erlauben Makroausdrücke der Form %(feldname) . Sie können dann dynamisch Werte aus den Formularfeldern annehmen. Denken Sie aber bitte v.a. bei „Mail CC“ und „Mail BCC“ daran, dass damit missbräuchlich E-Mails an beliebige Adressaten in Umlauf gebracht werden könnten. Tuen Sie dies also bitte nur, wenn das Formular nicht öffentlich zugänglich ist.
Beispielformular
Veranstaltungsanmeldung
Sie können zusätzlich zu den frei definierbaren Formularfeldern Veranstaltungen mit angeben, die automatisch in das Formular eingebettet werden. Es werden nur dann Veranstaltungen angezeigt, falls es für diese freien Plätze gibt. Die Anzahl der Plätze wird in der Veranstaltung hinterlegt. Zudem werden nur Veranstaltungen angelegt, deren Veranstaltungsbeginn nicht in der Vergangenheit liegt.
Das Formular kann auch Anmeldungen mitzählen: Voraussetzung für diese Funktion ist, dass Sie im ersten Reiter als Datentransport beim Ziel „Datenbank“ oder „E-Mail und Datenbank“ wählen und eine Formular-ID angeben. Mit der Checkbox „Freie Plätze anzeigen“ können Sie bestimmen, ob die Zahl der freien Plätze in eckigen Klammern hinter der jeweiligen Veranstaltung steht.
Ausgabe-Beispiel mit zwei Veranstaltungen:
Formulare mit personenbezogenen Daten
Informationspflicht
Artikel 13 und 14 der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) fordert bei der Erhebung personenbezogener Daten (z.B. E-Mailadresse) den Nutzer umfangreich zu informieren:
Mitteilen:
- Name und Kontaktdaten Verantwortlicher
- Kontaktdaten Datenschutzbeauftragte/r
- Zwecke der Datenverarbeitung und Rechtsgrundlage
- Datenkategorien, die verarbeitet werden
- Falls Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DS-GVO beruht: berechtigte Interessen des Verantwortlichen/Dritten
- Empfänger von Daten (Auftragsverarbeiter und zum anderen weitere Personen innerhalb der Hochschule)
- ggf. Absicht der Übermittlung in Drittland und Information, ob Angemessenheitsbeschluss vorliegt (bei Fehlen Hinweis auf Garantien und wie diese in Kopie wo verfügbar sind)
Zur Verfügung stellen:
- Speicherdauer bzw. Kriterien für die Festlegung der Dauer
- Falls Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DS-GVO beruht: berechtigte Interessen des Verantwortlichen/Dritten
- Hinweis auf Betroffenenrechte (Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Widerspruch, Datenübertragbarkeit)
- Hinweis auf Widerrufsrecht einer Einwilligung und auf die Tatsache, dass die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf nicht berührt wird
- Hinweis auf Beschwerderecht bei Aufsichtsbehörde
- Angabe der Quelle und ggf. ob sie aus öffentlich zugänglichen Quellen stammen
- Hinweis, ob Bereitstellung der Daten gesetzlich oder vertraglich vorgeschrieben/für Vertragsabschluss erforderlich ist und ob Verpflichtung der betroffenen Person zur Bereitstellung besteht und welche Folgen Nichtbereitstellung hat
- Im Falle der automatisierten Entscheidungsfindung: aussagekräftige Informationen über die verwendete Logik, die Tragweite und angestrebten Auswirkungen einer derartigen Verarbeitung
Weitere Informationen finden Sie unter Informationspflichten nach DS-GVO bei Datenerhebung bei zendas.de.
Verschlüsselung
Verschlüsselung der Formulare (SSL-Verschlüsselung)
Vor allem bei der Erhebung personenbezogener Daten ist eine Verschlüsselung der Übertragung unabdingbar.
Laut Art. 5 Abs. 1 lit. f DS-GVO ist bei der Verarbeitung von personenbezogenen Daten zu gewährleisten, dass die Daten nicht unbefugt verarbeitet werden können, dass sie also z.B. bei der Übertragung nicht von Dritten gelesen, kopiert, verändert oder gelöscht werden können.
Ein geeignetes Mittel für die sichere Übertragung von Daten aus Online-Formularen ist die Verschlüsselung der HTTP-Verbindung mit SSL (Secure Socket Layer) bzw. TLS (Transport Layer Security). SSL verschlüsselt die Daten auf dem Weg zwischen Client und Server und versieht sie außerdem mit einer kryptographischen Prüfsumme, so dass sie während des Transports für Dritte nicht verständlich sind und etwaige Veränderungen vom Empfänger bemerkt werden. Besitzt der Server einen zertifizierten Schlüssel, ermöglicht SSL zusätzlich die Authentifizierung des Servers, d.h. den Nachweis seiner Identität.
Alle vom TIK gehosteten Websites sind grundsätzlich mit SSL verschlüsselt. Falls Ihre Websites außerhalb liegen, müssen Sie sich selbst um eine Verschlüsselung kümmern.
Verzeichnis
Nach Art. 30 Abs. 1 DS-GVO führt jeder Verantwortliche ein Verzeichnis aller Verarbeitungstätigkeiten (VVT), die seiner Zuständigkeit unterliegen.
Auch Auftragsverarbeiter müssen ab dem 25.05.2018 ein Verzeichnis zu allen Kategorien von im Auftrag eines Verantwortlichen durchgeführten Tätigkeiten der Verarbeitung führen. Informationen dazu finden Sie weiter unten auf dieser Seite.
Weitere Informationen zu Verfahrensverzeichnissen finden Sie unter Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten bei zendas.de
Löschung von Daten
Die Lösch-Policy sieht vor, Datensätze eines Formulars, die per Option in die Datenbank gespeichert werden, nach exakt 6 Monaten zu löschen. Der Zeitraum beginnt mit dem Absenden der Daten in dem Formular. Das Löschen betrifft immer nur einzelne und niemals alle Datensätze eines Formulars. Mit diesem Automatismus wird datenschutzkonform Sorge getragen, dass die Daten von unserem System gelöscht werden. Laden Sie Ihre Daten ggf. regelmäßig herunter, wenn Sie diese länger benötigen.
Hilfen zur Datenschutzerklärung
Für jedes Formular sind Sie verpflichtet, eine separate korrekte Datenschutzerklärung zu erstellen und auszugeben. Ebenfalls müssen Sie ein Verfahrensverzeichnis erstellen, wie Sie die Daten verarbeiten.
Als Anregung und Vorlage für Ihre Datenschutzerklärung haben wir Ihnen eine Ausfüllhilfe sowie Beispiele für vorgesehene Anwendungsfälle Kontaktformular, einfache Veranstaltungsanmeldung, Anmeldung eines Instituts zu einem Projekt sowie ein Bestellformular vorbereitet.
- Hinweis:
- Ausfüllhilfe und Beispiele ersetzen keine Rechtsberatung. Zuverlässige Unterlagen, Materialien und Rechtsberatung erhalten Sie bei ZENDAS, der Zentralen Datenschutzstelle der baden-württembergischen Universitäten.
Informationen zum Datenschutz nach Art. 13 DS-GVO
Hier finden Sie Texthilfen, die Sie für ihre DS-GVO Texte verwenden können.
1. Verantwortlicher und Datenschutzbeauftragter
Informationen zum Datenschutzbeauftragten und Verantwortlichen finden Sie auf https://www.uni-stuttgart.de/datenschutz/ .
2. Beschreibung und Kategorien von Daten
Das Formular sendet eine E-Mail an ... mit den eingegeben Daten. Darüber hinaus werden auch Datum und Uhrzeit des Absenders gespeichert.
Gespeichert werden die Daten in einer lokalen ... Datenbank durch die Abteilung ... der Universität Stuttgart.
Die Daten werden für ... verwendet.
Die Pflichtfelder des Formulars sind ... . Diese müssen ausgefüllt werden, damit die Daten abgeschickt werden können.
Persönliche Daten, die von uns verwendet werden, sind ... (bitte einzeln Auflisten, auch IP-Adressen und Zeitangaben für die Datenbank).
Für das Formular nicht erforderliche Daten sind ... . Sie können wieder gelöscht werden.
3. Zweck
Das Formular wird benutzt, um ... . Danach werden die gespeicherten Daten ... . Wir wollen damit erreichen, dass ... .
4. Rechtsgrundlage
Rechtsgrundlage für die Erfassung der personenbezogenen Daten in diesem Formular ist ... nach Art. 6 Abs. 1 lit. #BUCHSTABE# DS-GVO. (Meist reicht ein Buchstabe, in manchen Fällen kommen andere Gesetze oder Paragraphen ins Spiel. Bei Unsicherheiten bitte ZENDAS fragen.)
5. Empfänger
Empfänger der mittels Formular übertragenen personenbezogenen Daten sind ausschließlich im Bereich ... / in den Bereichen … tätige Beschäftigte der Universität Stuttgart.
Ausschließlich für … werden die #BESTIMMTEN DATEN# jeweils neu und zweckgebunden an einen externen Dienstleister weitergegeben:
Name der Firma
Straße Hausnummer
PLZ Ort
6. Dauer der Speicherung
Die personenbezogenen Daten werden bis ... auf .../in ... gespeichert.
Bei Benutzung der OpenCms-Datenbank wird der Eintrag nach sechs Monaten gelöscht.
7. Folgen der Nichtangabe, Widerspruchs- bzw. Beseitigungsmöglichkeit
Pflichtangaben sind für ... erforderlich, ohne Pflichtangaben kann das ... nicht durchgeführt werden.
Zur Anmeldung zum ... ist dieses elektronische Formular die einfachste Variante. Jedoch ist sie freiwillig.
Alternativ können Sie auch ...
Es steht Ihnen frei, bei der Angabe zum Namen und der E-Mailadresse pseudonyme Angaben zu machen, die die Universität nicht einer Person zuordnen kann. Sofern es bei Ihrem Anliegen auf Ihre Identität ankommt, kann dann allerdings Ihre Anfrage ggf. nicht bearbeitet werden.
8. Ihre Rechte
Informationen über Ihre Rechte finden Sie auf https://www.uni-stuttgart.de/datenschutz/ .
Informationen nach Art. 13 DS-GVO
1. Verantwortlicher und Datenschutzbeauftragter
Informationen zum Verantwortlichen und zum Datenschutzbeauftragten finden Sie in der Datenschutzerklärung der Universität.
2. Beschreibung und Kategorien von Daten
Aus Ihren Eingaben im Kontaktformular wird eine E-Mail an die Poststelle der Universität Stuttgart generiert.
Zusätzlich zu Ihren Eingaben in die Formularfelder werden dabei Datum und Uhrzeit in der generierten E-Mail erfasst.
3. Zweck
Das Kontaktformular bietet eine zentrale erleichterte Möglichkeit zur elektronischen Kontaktaufnahme mit der Universität,
- ohne, dass ein E-Mail-Programm benutzt werden muss,
- ohne, dass die konkret zuständige Stelle der Universität oder Zielperson bekannt ist.
Wie bei gedruckter Post verteilt die Poststelle Ihre Anfragen anhand der von Ihnen gemachten Angaben an die korrekten Empfänger zur Beantwortung bzw. Bearbeitung.
4. Rechtsgrundlage
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. e DS-GVO in Verbindung mit Art. 6 Abs. 3 DS-GVO in Verbindung mit § 4 Landesdatenschutzgesetz.
5. Empfänger
Ihre Nachricht wird zunächst von der zentralen Poststelle der Universität empfangen. Anhand des Inhalts entscheidet diese, wer universitätsintern vermutlich der richtige Ansprechpartner ist und leitet die E-Mail dorthin weiter. Sofern sich in der weiteren Kommunikation Anliegen Ihrerseits ergeben, aus denen eine Weiterleitung an Dritte zwingend folgt, wird dies nur auf Ihren ausdrücklichen Wunsch hin erfolgen.
6. Dauer der Speicherung
Spätestens ein Jahr nach Eingang der E-Mail löscht die Poststelle Ihre Anfrage. Wie lange der End-Empfänger die E-Mail speichert, hängt vom dadurch ausgelösten Vorgang ab.
7. Folgen der Nichtangabe, Widerspruchs- bzw. Beseitigungsmöglichkeit
Die Nutzung des Formulars ist freiwillig. Sie können auch per Fax, per E-Mail, telefonisch, persönlich oder postalisch mit der Universität Stuttgart in Verbindung treten.
Es steht Ihnen frei, bei der Angabe zum Namen und der E-Mailadresse pseudonyme Angaben zu machen, die die Universität nicht einer Person zuordnen kann. Sofern es bei Ihrem Anliegen auf Ihre Identität ankommt, kann dann allerdings Ihre Anfrage ggf. nicht bearbeitet werden.
8. Ihre Rechte
Informationen über Ihre Rechte finden Sie in der Datenschutzerklärung der Universität.
Informationen nach Art. 13 DS-GVO
1. Verantwortlicher und Datenschutzbeauftragter
Informationen zum Verantwortlichen und zum Datenschutzbeauftragten finden Sie in der Datenschutzerklärung der Universität.
2. Beschreibung und Kategorien von Daten
Das Formular erfasst strukturiert Ihre eingegebenen Daten in einer Datenbank. Zusätzlich werden Datum und Uhrzeit in der Datenbank erfasst .
3. Zweck
Durchführung und Bestätigung der Anmeldung, Abwicklung der Veranstaltung
4. Rechtsgrundlage
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. e DS-GVO in Verbindung mit Art. 6 Abs. 3 DS-GVO in Verbindung mit § 4 Landesdatenschutzgesetz.
5. Empfänger
Empfänger der mittels Formular übertragenen personenbezogenen Daten sind die für die Organisation der Veranstaltung tätigen Beschäftigten der Hochschulkommunikation der Universität Stuttgart.
Aus haushaltsrechtlichen Gründen erhält für die Abrechnung des Caterings die Haushaltsabteilung eine Teilnehmerliste.
6. Dauer der Speicherung
Nach sechs Monaten wird der Eintrag automatisch aus der Datenbank gelöscht.
Die Kopie in Form einer Tabelle wird lokal gespeichert und vier Wochen nach Abschluss der Veranstaltung gelöscht.
Die Teilnehmerliste bei der Haushaltsabteilung wird mit den Haushaltsunterlagen für 10 Jahre gespeichert.
7. Folgen der Nichtangabe, Widerspruchs- bzw. Beseitigungsmöglichkeit
Ohne Pflichtangaben kann die Anmeldung und damit die Teilnahme an der Veranstaltung nicht durchgeführt werden.
Zur Anmeldung ist dieses elektronische Formular die einfachste Variante. Jedoch ist sie freiwillig.
Alternativ können sich Gäste auch per Fax (Nummer) anmelden, indem sie dieses Formular ausfüllen, ausdrucken und faxen. Eine Anmeldung per Post ist ebenfalls möglich, dazu senden Sie das ausgefüllte Formular an:
Name der Firma
Straße, Hausnummer
PLZ, Ort
8. Ihre Rechte
Informationen über Ihre Rechte finden Sie in der Datenschutzerklärung der Universität.
Informationen nach Art. 13 DS-GVO
1. Verantwortlicher und Datenschutzbeauftragter
Informationen zum Verantwortlichen und zum Datenschutzbeauftragten finden Sie in der Datenschutzerklärung der Universität .
2. Beschreibung und Kategorien von Daten
Dieses Formular übermittelt beim Absenden die eingegebenen Daten an eine Datenbank in OpenCms. Zusätzlich werden Datum und Uhrzeit in der Datenbank erfasst.
3. Zweck
Sämtliche Daten des Formulars dienen der Bearbeitung von Prozessen im Webrelaunch-Projekt Mobile Relaunch (more) der Universität Stuttgart. Durch die strukturierte Erfassung ist es möglich, Zeiträume und Kapazitäten zu planen und abgeschlossene Prozesse zu evaluieren.
Die Angabe der persönlichen Daten wie Name und E-Mail-Adresse dient der Ermittlung von Ansprechpersonen für das more-Projektteam aus Hochschulkommunikation und der Abteilung Neue Medien in Forschung und Lehre (NFL) von IZUS/TIK, um den Projektauftrag des Webrelaunchs der gesamten Universität zu erfüllen.
4. Rechtsgrundlage
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. e DS-GVO in Verbindung mit Art. 6 Abs. 3 DS-GVO in Verbindung mit § 15 Landesdatenschutzgesetz (soweit Ansprechperson Beschäftigte der Universität) bzw. § 4 Landesdatenschutzgesetz (soweit Ansprechperson nicht Beschäftigte der Universität).
5. Empfänger
Empfänger der mittels Formular übertragenen personenbezogenen Daten sind ausschließlich im more-Projekt tätige Beschäftigte der Universität Stuttgart.
6. Dauer der Speicherung
Aus der Datenbank werden die übermittelten Daten nach einem halben Jahr automatisch gelöscht. Zuvor erfolgt allerdings eine Kopie der Daten in Dokumente auf dem Gruppenlaufwerk des more-Projekts sowie in ein zugriffsbeschränktes digitales Dokumentationstool.
Die personenbezogenen Daten werden bis zum Wechsel der Ansprechperson gespeichert.
7. Folgen der Nichtangabe, Widerspruchs- bzw. Beseitigungsmöglichkeit
Die Pflichtangaben im Formular sind für eine sachgemäße und strukturierte Durchführung eines Relaunch-Prozesses für Ihre Einheit notwendig. Statt personenbezogener Daten wie Namen und E-Mail-Adressen können auch Funktionsbezeichnungen und Funktionsadressen angegeben werden.
8. Ihre Rechte
Informationen über Ihre Rechte finden Sie in der Datenschutzerklärung der Universität.
Informationen nach Art. 13 DS-GVO
1. Verantwortlicher und Datenschutzbeauftragter
Informationen zum Verantwortlichen und zum Datenschutzbeauftragten finden Sie in der Datenschutzerklärung der Universität .
2. Beschreibung und Kategorien von Daten
Aus Ihren Eingaben im Kontaktformular wird eine E-Mail an die Hochschulkommunikation der Universität Stuttgart generiert. Zusätzlich zu Ihren Eingaben in die Formularfelder werden dabei Datum und Uhrzeit in der generierten E-Mail erfasst.
Ihre Angaben werden anschließend in einer lokalen Adressdatenbank erfasst. Jeweils zur Versandvorbereitung werden die Daten zum Drucken von Adress-Etiketten an einen Versanddienstleister gegeben. Der Versand erfolgt auf dem Postweg.
Optional kann eine E-Mail-Adresse angegeben werden, falls eine Anfrage gestellt wird und Rückmeldungen erwünscht sind. Die E-Mail-Adresse wird jedoch nicht mit den Adressdaten in der Datenbank gespeichert.
3. Zweck
Zweck des Formulars ist es, ein kostenloses Abonnement von „FORSCHUNG LEBEN“ abzuschließen. Dazu ist es notwendig, eine Postanschrift im Verteiler zu hinterlegen. An diese Postanschrift erfolgt in der Regel zwei Mal jährlich der Versand des Magazins.
4. Rechtsgrundlage
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. e DS-GVO in Verbindung mit Art. 6 Abs. 3 DS-GVO in Verbindung mit § 4 Landesdatenschutzgesetz und Art. 6 Abs. 1 lit. b DS-GVO.
5. Empfänger
Die Hochschulkommunikation gibt Ihre aus dem Webformular generierte E-Mail an die Abteilung Innere Dienste des Dezernats I weiter, die die Angaben in einer lokalen Adressdatenbank erfasst.
Ausschließlich zur Abwicklung des Versands werden die Adressdaten jeweils neu und zweckgebunden an einen externen Dienstleister weitergegeben:
Name der Firma
Straße, Hausnummer
PLZ, Ort
6. Dauer der Speicherung
Ihre Daten werden so lange gespeichert, bis Sie uns mitteilen, dass Sie „FORSCHUNG LEBEN“ nicht mehr erhalten möchten oder bis die Zeitschrift nicht mehr zugestellt werden konnte.
Beim Versanddienstleister erfolgt die Speicherung nur jeweils so lange, bis der Versand erfolgt ist.
7. Folgen der Nichtangabe, Widerspruchs- bzw. Beseitigungsmöglichkeit
Pflichtangaben sind für den Vertragsschluss erforderlich, ohne Pflichtangaben kann das Abonnement nicht durchgeführt werden.
Zur Anmeldung zum Abonnement ist dieses elektronische Formular die einfachste Variante. Jedoch ist sie freiwillig.
Alternativ können Sie auch per Fax (Nummer ) anmelden, indem sie dieses Formular ausfüllen, ausdrucken und faxen. Eine Anmeldung per Post ist ebenfalls möglich, dazu senden Sie das ausgefüllte Formular an:
Name der Firma
Straße, Hausnummer
PLZ, Ort
8. Ihre Rechte
Informationen über Ihre Rechte finden Sie in der Datenschutzerklärung der Universität.