Infrastrukturprojekte und Dienstentwicklung

Das IZUS/TIK betreibt seit längerem das Open Source Tool Znuny (www.znuny.org, ehemals OTRS) als zentrales Servicedesk-System zur effizienten Bearbeitung von Anfragen. Bislang wurde Znuny für Anfragen zu TIK-Diensten, an die UB oder zum Studium eingesetzt.

Mit einem Servicedesk-System können z.B. Anfragen oder Störungsmeldungen zentral erfasst und systematisch bearbeitet werden. Anfragen können per E-Mail an eine Support-Maildresse, per Telefon oder per Online-Formular gestellt werden. Der aktuelle Stand der Bearbeitung einer Anfrage ist für die Bearbeiter oder die Bearbeiterinnen sichtbar und je nach Zuständigkeit können die einzelnen Anfragen unterschiedlichen Personen zur Bearbeitung zugewiesen werden. Für die unterschiedlichen Support-Themen können spezifische Antwortvorlagen zur Verfügung gestellt werden, mit denen die Bearbeitung beschleunigt werden kann. Die zentrale Sammlung von Anfragen zeigt auf, welche Fragen häufig und welche selten gestellt werden und ermöglicht somit weitere Optimierungen in den zugrundeliegenden Prozessen.

Im Jahr 2023 arbeitete das TIK daran, die Voraussetzungen zu schaffen, um das Servicedesk-System künftig auch der zentralen Verwaltung und weiteren interessierten Einrichtungen der Universität zur Verfügung zu stellen. Derzeit befindet sich das TIK noch in Gesprächen mit RUS-CERT, der Datenschutzstelle und dem Personalrat. Der erfolgreiche Abschluss dieser Gespräche ist Voraussetzung für den Rollout von Znuny an der Universität.

Neues Chatsystem für Lehre und Forschung -  Vorarbeiten zur Einführung eines vom TIK betriebenen Chat-Tools für die Kommunikation in Forschung und Lehre.

Zu den Besonderheiten des Dienstes gehört die denzentrale Struktur von Matrix, welche es ermöglicht mit anderen Homeservern (auch mit denen anderer Universitäten, die Matrix verwenden) zu kommunizieren. Des Weiteren stellt Matrix eine End-to-end Verschlüsselung zwischen Kommunikationspartnern sicher, indem es Nutzenden ermöglicht einen eigenen Sicherheitsschlüssel zu nutzen. Dies bedeutet, dass auf den Servern der Universität Nachrichten nur verschlüsselt hinterlegt sind und diese nur durch die betreffenden Kommunikationspartner entschlüsselt werden können. Der korrekte Umgang mit dem Sicherheitsschlüssel ist hierfür wichtig. Nutzende haben die Möglichkeit, über den von der Universität angebotenen Webclient oder über selbst installierte Desktopclients den Dienst zu nutzen. Eigene Clients müssen hierbei über Single-Sign-On Unterstützung verfügen.

Kernpunkte des vergangenen Jahres waren die Implementierung der Fachkonzepte, das Outsourcing des Betriebs sowie der Test des Systems auf Herz und Nieren durch die Uni.

Das Gesamtprojekt „ERP-Modernisierung“ ist in drei Stufen gegliedert. Schwerpunkte der Stufe 1 sind die Umstellung des Kontierungsmodells sowie der Wechsel auf die neueste Softwaregeneration von SAP mit dem Namen SAP S/4HANA. Kerninhalt der Stufe 2 ist die Digitalisierung der Einkaufsprozesse, während Stufe 3 einen großangelegten Roll-Out der neuen Prozesse auf die gesamte Universität vorsieht. Jede Stufe beginnt mit einer Initiierungsphase, der die Design- und Implementierungsphase folgen. Dank dieser Gliederung in Stufen und Phasen kann das Projekt professionell gesteuert werden.

Den Anstoß für das Projekt „Digitaler Rechnungsworkflow“ (DRW) gab die EU-Richtlinie 2015/55/EU, nach der öffentliche Auftraggeber elektronische Rechnungen empfangen und (medienbruchfrei) verarbeiten können müssen. Kern des Projekts bildet die Beschaffung und Implementierung einer geeigneten Software, mittels derer die Rechnungsbearbeitung und zugehörige Anordnungsprozedur digital erfolgen kann.

Zielsetzung des Projekts (Auszug):

• Einhaltung der formalen Rahmenbedingungen und gesetzlichen Vorgaben nach der EU-Richtlinie 2014/55, EN 16931 und den entsprechenden Bundes- und Landesgesetzgebungen (E-Rechnungsgesetz, E-Rechnungsverordnung)
• Standardisierung des Rechnungsdurchlaufs für eingehende Rechnungen: Der Eingang und die Erfassung von elektronischen und papierbasierten Rechnungen erfolgt an zentraler Stelle. Die Prüfung und Bearbeitung erfolgt in einem elektronischen Workflow unter Vermeidung von Medienbrüchen, bis zu einer Auszahlungsanweisung in SAP und Bezahlung
• Implementierung und Prüfung eines innerbetrieblichen Kontrollverfahrens mit einer revisionssicheren Ablage der Rechnungen nach GoBD
• Schaffung von Transparenz im Rechnungsdurchlauf (zentral & dezentral)
• Vermeidung von Doppelerfassung und Redundanzen sowie zeitliche Verkürzung von Transportwegen, dadurch Aufwandsreduktion und Verkürzung des Rechnungsdurchlaufs und Vermeidung von Skontoverlusten

Das Projekt bwIPv6@Academia hat die Einführung und Förderung des Internetprotokolls IPv6 an den Universitäten und Hochschulen in Baden-Württemberg begleitet.

IPv6 hält mittlerweile, über 20 Jahre nach seiner Standardisierung, Einzug in vielen Bereichen der IT. Für die Universitäten und andere Hochschulen ist es wichtig, diese Entwicklung aktiv zu begleiten und für die Zukunft gewappnet zu sein. Das Landesprojekt bwIPv6@Academia hatte die Aufgabe, den Zustand der IPv6-Fähigkeit gemeinsam mit den teilnehmenden Einrichtungen zu analysieren, Probleme und Aufgaben zu identifizieren, sowie die Umsetzung zu begleiten.

Damit im Anschluss auch weitere Einrichtungen davon profitieren können, wurden die gewonnenen Erkenntnisse, sowie erarbeitete Materialien (z.B. Schulungsunterlagen oder Beispiele) auf docs.bwipv6.de veröffentlicht.

Im Rahmen des Hörsaalumbau-Projekts HS2020 soll die Infrastruktur von über 100 Hörsälen der Universität Stuttgart erneuert werden. An den Standorten Campus Vaihingen und Stadtmitte werden die Hörsäle nach einem Musterhörsaal-Konzept mit neuer Audio- und Medientechnik sowie Netzwerkarchitektur und Mobiliar ausgestattet. Auf diese Weise werden zudem die Voraussetzungen für ein einheitliches Monitoring der Hörsaaltechnik, Fernwartung und -bedienung geschaffen.

Mobile relaunch der Webauftritte der Universität Stuttgart

Zu Beginn des Jahres 2017 wurden die zentralen Webseiten der Universität Stuttgart auf ein neues Design umgestellt. Mit Projektende im April 2019 befinden sich auch Institute, Fakultäten und Einrichtungen sowie die Inhalte der Verwaltung im neuen Webdesign. Als Teil des more-Projektteams ist das TIK für die technische Umsetzung und die Arbeit mit dem Redaktions­system OpenCms verantwortlich.

Zielsetzung des more-Projekts:

1. Migration von Instituts- und Fakultätswebseiten
2. Überführung der Webauftritte der Zentralen Verwaltung in die Struktur der zentralen Uni-Webseiten und Erweiterung des Beschäftigten-Webauftritts
3. Migration von Webauftritten zentraler Einrichtungen

sowie

• Erstellung einer Website- und Domain-Policy
• Entwicklung und Umsetzung eines Schulungskonzepts
• Weiterentwicklung des Template 3.0 und der zentralen Uni-Webseiten
• Aufbau von Workflows einer zentralen Online-Redaktion